Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов. Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет: • сократить сроки согласования (менее 1 часа); • обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов; • снизить затраты на печать и копирование документов; • минимизировать риски потери документов; • оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета); • согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре. Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются: • электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т.д.) в единой системе; • настройка шаблонов листов согласования; • возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц; • формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика; • настройка системы замещения согласующих лиц; • уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т.д. • уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т.д. • ведение истории согласования каждой версии документа; • ведение замечаний при согласовании документа; • разграничение прав доступа по типам документов; • анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест. Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа. Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа. Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование. Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов. Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования. Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров. Допустимы следующие маршруты согласования документов: • Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования; • Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно. Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа. Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ. После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования. После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ. Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений. Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу. Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица. При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования. В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т.д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения. Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа. Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования. Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается. Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования. Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков. Основные преимущества данной разработки: • Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем); • Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем; • Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании); • Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве); • Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем; • Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами; • Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.
